Stellen Sie sich vor: Da gibt es einen Schlosser im Betrieb, dem seine Arbeit wirklich am Herzen liegt. Immer wieder klopfte er mit guten Ideen bei seinem Meister an, um aufzuzeigen, wie schneller und kostengünstiger gearbeitet werden könnte. Was für ein toller Mitarbeiter, würde ich als Chef da jubeln.
Doch: tatsächlich sah sein Chef das ganz anders. Als die Verbesserungsvorschläge nicht aufhörten und der Schlosser zum zehnten Mal eine Idee präsentierte, wurde er kurzerhand rausgeschmissen: Kündigung wegen Störung des Betriebsfriedens.
Verbesserungsvorschläge als „gefährliche Gedanken“
Über den Fall dieses Schlossers berichtete das Magazin „Der Spiegel“ im Jahr 1966 – der alte Artikel fiel mir kürzlich in die Hände. Mitarbeiter, die Verbesserungsvorschläge äußerten, galten damals noch als Nörgler, als Anarchisten gar, vor denen man sich als Chef hüten sollte. Der Spiegel wagte es in seinem Bericht mit dem Titel „Gefährliche Gedanken“, darauf hinzuweisen, dass man vielleicht auch anders mit solchen Mitarbeitern umgehen und womöglich sogar von ihren Ideen profitieren könnte.
Inzwischen hat es sich glücklicherweise längst herumgesprochen, dass Verbesserungsvorschläge mit Meckern nichts zu tun haben, sondern teils ganz erheblich zur Kosteneinsparung und Gewinnmaximierung beitragen können. Deshalb ist heute klar, dass es zu den Aufgaben eines guten Personalers gehört, im Unternehmen ein offenes Klima für Verbesserungsvorschläge zu schaffen. Wie ich 270 Verbesserungsvorschläge an einem Tag gesammelt habe.
Noch immer geht viel Potenzial verloren
Doch einen Grund zum Lachen über das Verhalten des Schlosserbetriebs von damals gibt es leider nicht. Denn obwohl man nun um das Potenzial der Verbesserungsvorschläge weiß, gehen in vielen Betrieben auch heute noch jeden Tag gute Ideen verloren, weil Verbesserungsvorschläge nicht geäußert werden. Zwischen einem passiven Zulassen der Mitarbeiterideen bis zum aktiven Aufbau eines ideenfreundlichen Betriebsklimas liegen nämlich Welten – und diese Spanne kann letztlich entscheiden über Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens.
Wenn in Ihrem Unternehmen nur selten Verbesserungsvorschläge geäußert werden, sollten bei Ihnen als Personaler alle Alarmglocken läuten! Hier stimmt etwas nicht. Bei uns beispielsweise formuliert jeder Mitarbeiter im Durchschnitt 15 Verbesserungsvorschläge pro Jahr.
Wenn Verbesserungsvorschläge ausbleiben
Wenn in einem Unternehmen keine oder kaum Verbesserungsvorschläge geäußert werden, kann das nur bedeuten, dass die Mitarbeiter
a) entweder völlig unmotiviert sind und nur Dienst nach Vorschrift leisten, ohne mitzudenken oder
b) in diesem Unternehmen das Bewusstsein für Verbesserungsvorschläge dringend gefördert werden muss.
Wie aber fördert man das Bewusstsein für Verbesserungsvorschläge?
Hier stellt sich als erstes die Frage: Warum behalten die Mitarbeiter ihre Verbesserungsvorschläge für sich? Denn tatsächlich wird es kaum einen Mitarbeiter geben, der nicht immer wieder mal eine gute Idee hat, wie man dieses oder jenes in seinem Umfeld besser machen könnte.
In der Regel ist in solchen Unternehmen den Mitarbeitern nicht bewusst, dass Ihre Ideen willkommen sind und ernst genommen werden. Das betrifft vor allem den weniger qualifizierten Teil der Belegschaft.
Man befürchtet vielleicht auch, sich unbeliebt zu machen bei den Kollegen, wenn man auf Dinge hinweist, die besser laufen könnten. Und wer weiß, ob man am Ende nicht als faul gilt, weil man vorschlägt, verschiedene Handgriffe zu vereinfachen?
In einem Unternehmen, in dem Verbesserungsvorschläge als „nicht normal“ und mitdenkende Mitarbeiter als „exotische Seltenheit“ gelten, besteht für einen mitdenkenden Mitarbeiter leider tatsächlich auch heute noch die Gefahr, von Kollegen oder direkten Vorgesetzten als Besserwisser und Dauernörgler abgestempelt zu werden.
Deshalb ist es Ihre Aufgabe als exzellente Führungskraft, hier klar zu kommunizieren: Mitdenken ist erwünscht! Es gibt immer etwas, das verbessert werden könnte – und wer wüsste besser, wie ein Arbeitsablauf optimiert werden kann, als der, der täglich damit zu tun hat? Machen Sie klar: Jeder soll und darf Ideen äußern, ob er nun Ingenieur ist oder als Reinigungskraft arbeitet. Verbesserungsvorschläge zu äußern ist normal. Keine Verbesserungsvorschläge zu äußern ist nicht normal. Das ist die Einstellung, die Sie als Personaler im Betrieb erreichen müssen.
Verbesserungsvorschläge sind Chefsache
Verbesserungsvorschläge sind wertvoll – und bei uns deshalb immer Chefsache. Alle Verbesserungsvorschläge landen grundsätzlich erst einmal auf meinem Schreibtisch, egal ob sie vom Abteilungsleiter kommen oder vom Ferienjobber.
Verbesserungsvorschläge dürfen also nicht nur passiv hingenommen, sondern müssen aktiv mobilisiert werden. Drei einfach realisierbare Schritte helfen für den Einstieg in ein effektives betriebliches Verbesserungswesen:
Drei Schritte für mehr Ideen
Erster Schritt: Führen Sie ein Formular für Verbesserungsvorschläge ein. Das ist die Grundlage überhaupt. Das Formular sollte für jeden Mitarbeiter jederzeit zugänglich ausliegen. Ausgefüllte Formulare können in einen „Ideenbriefkasten“ eingeworfen werden.
Zweiter Schritt: Entwickeln und publizieren Sie ein Prämiensystem für Verbesserungsvorschläge. Auch Kleinvorschläge sollen sich lohnen – dafür gibt es bei uns beispielsweise einen Tankgutschein für 22 Euro. Warum gerade 22 Euro? Weil zwei Gutscheine à 22 Euro 44 Euro ergeben und das genau der Betrag ist, den man pro Monat einem Mitarbeiter steuerfrei zukommen lassen kann. Damit schaffen wir den Anreiz, zumindest zwei Verbesserungsvorschläge pro Monat abzugeben.
Dritter Schritt: Es gibt keine dummen Verbesserungsvorschläge. Vor allem schüchterne Mitarbeiter sind versucht, aus Angst vor spöttischen Kommentaren ihre Ideen lieber für sich zu behalten. Die Erfahrung zeigt: selten sind es gleich die ersten Verbesserungsvorschläge, die zu den wirklich genialen Ideen gehören. Es braucht manchmal ein bisschen Geduld, aber früher oder später kommen dann auch brauchbare Verbesserungsvorschläge – sofern die Mitarbeiter den Mut nicht verlieren. Deshalb werden bei uns grundsätzlich alle Ideen, die großen und die kleinen, die durchführbaren und die unrealistischen, in unserer Firmenzeitschrift lobend erwähnt. Auch für abgelehnte Verbesserungsvorschläge gibt es eine Belohnung: ein Gratisessen in unserer Kantine. Denn beim Ideenmanagement gilt „Masse macht Klasse“.
Zurück zur Geschichte des armen Schlossers mit seinen vielen Ideen: Ich hoffe, er hat einen anderen Arbeitgeber gefunden, der seine Verbesserungsvorschläge zu schätzen wusste. Denn solche Arbeitgeber gab es durchaus auch damals schon, wenn es auch nur wenige waren. Bemerkenswert: Bereits 1872 hielt ein Unternehmer schriftlich die Grundsätze für ein betriebliches Vorschlagswesen fest. Er wies die leitenden Vorgesetzten in seinem Betrieb ausdrücklich darauf hin, dass Verbesserungsvorschläge der Belegschaft stets dankbar anzunehmen seien – und zwar ausdrücklich „aus allen Kreisen der Mitarbeiter“. Und wenn sich Verbesserungsvorschläge als nicht realisierbar herausstellen, dann sei darauf zu achten, dass die Ablehnung in einer Weise erfolge, die dem Mitarbeiter „keinesfalls Grund zur Empfindlichkeit oder Beschwerde“ gebe.
Der Name dieses fortschrittlich denkenden Unternehmers war übrigens Alfred Krupp. Einige wenige andere Unternehmen folgten seinem Beispiel in den nächsten 20 bis 30 Jahren. Es überrascht mich ehrlich gesagt nicht, dass uns die Namen dieser Pioniere des betrieblichen Vorschlagswesens bis heute als Spitzenreiter in ihren Branchen bekannt sind, darunter beispielsweise AEG, Borsig, Carl Zeiss und Bayer.
Mehr Tipps zum Thema Verbesserungsvorschläge
Deshalb: Nutzen Sie das große Potenzial Ihrer Mitarbeiter – sie sind schließlich die Spezialisten auf ihrem Gebiet. Auf unserer Homepage www.abc-personal-strategie.de haben wir Ihnen noch mehr Informationen zum Thema Verbesserungsvorschläge zusammengestellt. Unter anderem verrate ich Ihnen, wie wir an einem einzigen Abend 270 Verbesserungsvorschläge gesammelt haben. Und Sie können hier auch gleich kostenlos ein Formular für Verbesserungsvorschläge downloaden.
